서면-2018-법인-1312 (2018.05.31)

1. 사실관계

○ 질의법인은 장부와 관련한 종이 증명서류는 많은 공간을 필요로 하여 이를 스캔하거나 전산보존장치를 이용하여 전산으로 보관하는 경우에도

- 법에서 규정한 장부보관의무를 다한 것으로 볼 수 있는지를 질의함

2. 질의내용

○ 법인의 회계 관련 장부의 보관 의무

- 전산보관을 하는 경우에도 원본 보관 의무가 있는지 여부

3. 관련법령

○ 법인세법 제112조【장부의 비치ㆍ기장】

납세의무가 있는 법인은 장부를 갖추어 두고 복식부기 방식으로 장부를 기장하여야 하며, 장부와 관계있는 중요한 증명서류를 비치ㆍ보존하여야 한다. 다만, 비영리법인은 제3조 제3항 제1호 및 제7호의 수익사업(비영리외국법인의 경우 해당 수익사업 중 국내원천소득이 발생하는 경우만 해당한다)을 하는 경우로 한정한다. <개정 2013.1.1>

○ 법인세법 제116조【지출증명서류의 수취 및 보관】

① 법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 제60조에 따른 신고기한이 지난날부터 5년간 보관하여야 한다. 다만, 제13조제1호에 따라 각 사업연도 개시일 전 5년이 되는 날 이전에 개시한 사업연도에서 발생한 결손금을 각 사업연도의 소득에서 공제하려는 법인은 해당 결손금이 발생한 사업연도의 증명서류를 공제되는 소득의 귀속사업연도의 제60조에 따른 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하여야 한다.

② 제1항의 경우에 법인이 대통령령으로 정하는 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아 보관하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 그러하지 아니하다.

1.「여신전문금융업법」에 따른 신용카드 매출전표(신용카드와 유사한 것으로서 대통령령으로 정하는 것을 사용하여 거래하는 경우에는 그 증명서류를 포함한다. 이하 제117조에서 같다)

2. 현금영수증

3.「부가가치세법」제32조에 따른 세금계산서

4. 제121조 및「소득세법」제163조에 따른 계산서

(이하 생략)

○ 법인세법 시행령 제158조【지출증빙서류의 수취 및 보관】

① (생략)

② 법 제116조 제2항 각 호 외의 부분 단서에서 "대통령령으로 정하는 경우"란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.

1. 공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함한다)이 3만원 이하인 경우

2. 농·어민(한국표준산업분류에 의한 농업중 작물재배업·축산업·복합농업, 임업 또는 어업에 종사하는 자를 말하며, 법인을 제외한다)으로부터 재화 또는 용역을 직접 공급받은 경우

3.「소득세법」 제127조제1항제3호에 규정된 원천징수대상 사업소득자로부터 용역을 공급받은 경우(원천징수한 것에 한한다)

4. 제164조제7항제1호의 규정에 의한 용역을 공급받는 경우

5. 기타 기획재정부령이 정하는 경우

③ 법 제116조 제2항 제1호에서 "대통령령으로 정하는 것"이란「여신전문금융업법」에 의한 직불카드, 외국에서 발행된 신용카드 및 「조세특례제한법」 제126조의2 제1항의 규정에 의한 선불카드(이하 이 조에서 "직불카드등"이라 한다)를 말한다.

④ 다음 각호의 1에 해당하는 증빙을 보관하고 있는 경우에는 법 제116조 제2항 제1호에 규정된 신용카드매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 본다.

1.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 교부받은 신용카드 및 직불카드 등의 월별이용대금명세서

2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리시스템에 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드등의 거래정보(「국세기본법 시행령」 제65조의7의 규정에 의한 요건을 충족하는 경우에 한한다)

⑤ 법인이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법 제116조제1항에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다.<신설 2013.2.15, 2013. 6.28>

1.「조세특례제한법」 제126조의3 제4항에 따른 현금영수증

2. 법 제116조 제2항 제1호에 따른 신용카드 매출전표

3.「부가가치세법」제32조 제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서

4.「소득세법 시행령」 제211조제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서

○ 국세기본법 제85조의3【장부 등의 비치와 보존】

① 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.

② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2 제1항 제5호에 해당하는 경우에는 같은 호에 규정한 날까지 보존하여야 한다.

③ 납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.

④ 제1항을 적용하는 경우「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.

○ 국세기본법 시행령 제65조의7【장부 등의 비치와 보존】

① 법 제85조의3제3항에서 "대통령령으로 정하는 기준"이란 다음 각 호의 요건을 말한다.

1. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정・추가 또는 삭제하는 절차・방법 등 정보보존 장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것

2. 정보보존 장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존 장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것

3. 정보보존 장치가 거래 내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것

② 제1항에 따른 전자기록의 보전방법(보전방법), 그 밖에 필요한 사항은 국세청장이 정한다.

○ 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 제2조【정의】

이 고시에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.

1.‘전산조직’이란 전자적 원리에 의하여 숫자ㆍ문자ㆍ음성ㆍ영상등을 처리하는 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스 등으로 구성된 시스템을 말한다.

2. 전자기록’이란 전산조직에 의하여 전자적 형태 등으로 처리되거나 송수신 또는 저장되는 정보를 말한다. 다만, 촬영형태의 마이크로필름은 전자기록으로 보지 아니한다.

3.‘전자거래’란 재화 또는 용역의 거래에서 그 전부 또는 일부 정보(거래에 관해서 수령하거나 교부하는 주문서, 계약서, 청구서, 영수증, 견적서 그 밖에 이들에 준하는 서류에 통상 기록되는 사항을 말한다)의수수를 전자기록에 의하여 처리되는 거래를 말한다.

4.‘전산매체’란 자기테이프, 시디(CD), 디스켓, 유에스비(USB), 외장형 하드디스크 드라이브 그 밖에 정보 보존 장치를 말한다.

5.‘가시성’이란 저장된 전자기록을 전산조직을 이용하여 화면표시기및 프린터로 출력하여 읽어 볼 수 있도록 되어 있는 상태를 말한다.

6.‘단위업무시스템’이란 회계시스템ㆍ자재관리시스템ㆍ생산관리시스템ㆍ판매관리시스템ㆍ인사관리시스템 등과 같은 개별업무별 시스템을 말한다.

7. 데이터베이스관리시스템(DBMS)’이란 데이터베이스에 자료를 작성ㆍ저장ㆍ통제ㆍ검색하고 저장된 자료에 접근하는 방법을 제공하는 소프트웨어의 일종을 말한다.

8.‘텍스트파일(Text File)’이란 일반적인 문자ㆍ숫자ㆍ각종 기호들로만 이루어진 데이터를 담고 있는 파일(ASCII file, EBCDIC file 등)을 말한다.

9.‘외부개발 소프트웨어’란 소프트웨어개발 전문업체에서 개발한 소프트웨어를 말하며, 업종별로 정형화한 프로그램 등을 작성하여 불특정 다수인에게 판매하는 소프트웨어(이하, “상업용 소프트웨어”라 한다)와 「조세특례제한법」제5조의2 제1호에 따른 전사적(全社的) 기업자원관리설비(ERP시스템)를 포함한다.

10.‘외부 전산조직’이란 전자기록 관리 전문업체가 전산조직을 이용하여 납세자의 전자기록을 관리 또는 보존하는 시스템을 말한다.

○ 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1【전자기록 등에 의한 장부 등의 보존】

법 제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.

1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우 <신설 2007.1. 1.>

2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우<신설 2007.1.1.>

○ 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조【전자문서의 보관】

① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다.

1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것

2. 전자문서가 작성 및 송신ㆍ수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것

3. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것

② 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 "전자화대상문서"라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 "전자화문서"라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

1. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것

2. 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것

(이하 생략)

○ 전자문서 및 전자거래 기본법 제31조의2【공인전자문서센터의 지정】

① 과학기술정보통신부장관은 전자문서보관등의 안전성과 정확성을 확보하기 위하여 전자문서보관등에 관하여 전문성이 있는 자를 공인전자문서센터로 지정하여 전자문서보관등을 하게 할 수 있다. <개정 2013.3.23, 2017.7.26>

② 공인전자문서센터로 지정받을 수 있는 자는 법인 또는 대통령령으로 정하는 국가기관등으로 한정한다.

③ 공인전자문서센터로 지정을 받으려는 자는 전자문서보관등에 필요한 인력·기술능력·재정능력과 제31조의9 제6항에 따른 인적·물적 측면에서 독립성 및 그 밖의 시설·장비 등을 갖추어 과학기술정보통신부장관에게 지정을 신청하여야 한다. <개정 2013.3.23, 2017.7.26>

④ 제1항과 제3항에 따른 공인전자문서센터의 인력·기술능력·재정능력과 그 밖의 시설·장비 등의 지정기준, 지정방법 및 지정절차에 관하여 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

4. 관련사례

○ 국기, 징세과-891, 2014.7.16.

「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 보는 것임

○ 법인, 법인세과-141, 2012.2.24.

전산으로 주유비에 대한 데이터가 집계되는 기계를 사용하는 경우에도 주유비에 대한 지출증명서류를 수취해야 하는 것임

○ 서면2팀-1978, 2005.12.5.

법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로「국세기본법 시행령」제65조의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우 「국세기본법」제85조의 3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나,

문서로 받은 증빙서류를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 함

○ 서삼46019-11529, 2002.9.9.

장부와 증빙서류가 전산조직에 의해서 작성되고 그 전자기록이 정보보존 장치에 저장되고 있는 경우「국세기본법」제85조의3에 의거 보존하는 것이며 그 전자기록을 별도로 출력하여 보존하여야 하는 지에 대하여는 법령상 규정된 바 없음

그러나, 문서로 작성된 장부 및 문서형태의 증빙서류를 전산조직에 의거 처리하고 정보보존장치에 입력한 경우 문서에 의한 원본 장부 및 증빙서류와 정보보존장치를「국세기본법」제85조의3에 의거 함께 보존하여야 하는 것임

문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통하여「국세기본법 시행령」제65조의7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우「법인세법」제116조 제1항에 따라 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 하는 것이며,
법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를「국세기본법 시행령」제65조의7 및 국세청장이 정하는 기준에 따라 전산조직을 이용하여 작성한 경우에는 그 자체가 원본이므로 이를 정보보존장치에 보존하는 경우 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행한 것으로 보는 것입니다.